Cách Cài Số Tiền Bằng Chữ Trong Excel Tự Động: Hướng Dẫn Chi Tiết Với 4 Phương Pháp
Trong môi trường tài chính và kế toán, việc chuyển đổi giá trị số thành văn bản là một yêu cầu bắt buộc trên các chứng từ quan trọng. Nhu cầu tìm hiểu cách cài số tiền bằng chữ trong excel tăng cao do Excel mặc định không hỗ trợ tính năng này, buộc người dùng phải sử dụng các hàm tự tạo hoặc công cụ bổ trợ (Add-ins). Chuyển đổi chính xác giúp tăng tính pháp lý và chuyên nghiệp cho các loại văn bản hành chính như hóa đơn, báo giá, hay phiếu thu chi. Việc làm chủ kỹ thuật này không chỉ tối ưu hóa quy trình mà còn đảm bảo độ tin cậy của mọi số liệu.
Nhu Cầu Cấp Thiết Của Việc Đổi Số Thành Chữ Trong Lĩnh Vực Tài Chính
Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là lập báo cáo và quản lý tài chính, độ chính xác là yếu tố then chốt. Việc thể hiện số tiền dưới dạng chữ song song với dạng số giúp loại bỏ mọi sai sót hoặc hiểu lầm có thể phát sinh. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các ngân hàng, đối tác, hoặc cơ quan thuế, nơi mọi tài liệu Word/Excel đều cần tính minh bạch cao. Tính năng này đã trở thành tiêu chuẩn vàng để xác nhận giá trị của một giao dịch.
Quá trình chuyển đổi thủ công rất dễ xảy ra lỗi, đặc biệt với các số tiền lớn có nhiều chữ số. Tốn thời gian và rủi ro nhầm lẫn là hai vấn đề lớn nhất của phương pháp truyền thống. Việc cài đặt chức năng cách cài số tiền bằng chữ trong excel sẽ tự động hóa toàn bộ công việc này. Nó giải phóng nhân lực khỏi công việc lặp đi lặp lại, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ phân tích chuyên sâu hơn. Sự tiện lợi của nó đã được chứng minh qua thực tiễn làm việc hàng ngày.
Lý Do Excel Không Có Hàm Đổi Số Thành Chữ Mặc Định
Microsoft Excel là công cụ bảng tính toàn cầu, được thiết kế để xử lý dữ liệu và tính toán. Các hàm tích hợp sẵn chủ yếu tập trung vào các phép tính toán học, logic, và xử lý chuỗi cơ bản. Excel không có hàm chuyển số thành chữ bản địa vì định dạng tiền tệ và quy tắc đọc số khác nhau đáng kể giữa các quốc gia. Do đó, để đáp ứng nhu cầu địa phương như tiền tệ Việt Nam Đồng (VND), người dùng cần tự bổ sung các hàm thông qua Add-in.
Add-in là các chương trình nhỏ được thiết kế để mở rộng khả năng của Excel, thường được đóng gói dưới định dạng file XLA. Các Add-in này chứa các macro và hàm VBA (Visual Basic for Applications) tùy chỉnh. Chúng là giải pháp linh hoạt và mạnh mẽ để thêm chức năng chuyên biệt, bao gồm cả việc chuyển đổi số thành chữ tiếng Việt. Người dùng cần hiểu cách cài đặt Add-in một cách chính xác để sử dụng được các hàm mới.
Phương Pháp 1: Cài Đặt và Sử Dụng vnTools – Giải Pháp Phổ Biến
vnTools là một trong những bộ Add-in phổ biến nhất tại Việt Nam, được thiết kế riêng để phục vụ các tác vụ kế toán và văn phòng. Nó cung cấp nhiều chức năng hữu ích khác, ngoài cách cài số tiền bằng chữ trong excel. Ưu điểm của vnTools là giao diện thân thiện và dễ sử dụng, cung cấp một thẻ công cụ riêng biệt ngay trên thanh ribbon của Excel.
Cài đặt Phần mềm vnTools
Quá trình cài đặt vnTools là một quy trình chuẩn của phần mềm trên hệ điều hành Windows. Đầu tiên, người dùng phải tải bộ cài đặt phần mềm vnTools từ nguồn đáng tin cậy.
Sau khi tải xong, hãy nhấp đúp chuột trái vào file cài đặt để khởi động trình cài đặt. Người dùng cần nhấn Next để tiếp tục, đồng thời xem qua các điều khoản sử dụng.
Đảm bảo bạn đọc hướng dẫn và chấp nhận các điều khoản của phần mềm trước khi tiến hành. Điều này là quan trọng để đảm bảo tính tương thích và tuân thủ các quy định.
Chọn một vùng cài đặt phù hợp trên máy tính của bạn, thường là thư mục mặc định do chương trình đề xuất. Nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo.
Tiếp tục nhấn Next qua các bước xác nhận cho đến khi đạt đến bước cài đặt chính.
Bây giờ, bạn nhấn Install để phần mềm bắt đầu quá trình sao chép các tệp cần thiết vào hệ thống. Quá trình này chỉ mất vài giây.
Khi quá trình cài đặt hoàn tất, bạn nhấn Finish để kết thúc và chuẩn bị cho việc tích hợp vào Excel.
Kích hoạt và Sử dụng Chức năng Đổi Số Thành Chữ
Sau khi cài đặt vnTools, bạn cần kích hoạt nó trong Excel qua tính năng Add-Ins. Mở Excel, chọn File, sau đó chọn Options (hoặc More > Options).
Trong hộp thoại Options, chọn mục Add-Ins ở thanh bên trái.
Ở phần Manage, đảm bảo chọn Excel Add-ins, sau đó nhấn Go....
Trong cửa sổ Add-Ins hiện lên, bạn nhấn Browse để tìm đến thư mục cài đặt vnTools.
Tìm đến vị trí đã lưu phần mềm vnTools, chọn Ufunctions hoặc file tương ứng và nhấn OK.
Trong danh sách Add-Ins, hãy đảm bảo rằng NTD's Tools được tích chọn và nhấn OK để hoàn tất việc kích hoạt.
Bây giờ, trên thanh công cụ Excel sẽ xuất hiện thẻ vnTools. Đi đến thẻ này và chọn Đổi số thành chữ (hoặc chức năng tương tự).
Một bảng điều khiển sẽ hiện ra, cho phép bạn chọn Ô cần chuyển đổi (ô chứa số tiền) và Ô chứa kết quả (ô sẽ hiển thị chữ). Xác nhận lựa chọn của bạn để nhận kết quả tự động.
Lúc này, ô chứa kết quả sẽ hiển thị số tiền đã được chuyển thành chữ tiếng Việt một cách chính xác. Quá trình này hoàn toàn tự động và cực kỳ nhanh chóng.
Phương Pháp 2: Sử Dụng Add-Ins Phổ Thông UNIVNI.xla và Vấn Đề Font Chữ
Phương pháp này sử dụng một file file XLA riêng biệt, thường là UNIVNI.xla, chứa các hàm chuyển đổi hỗ trợ cả hai bộ mã tiếng Việt phổ biến. Đây là một giải pháp đơn giản hơn vì nó chỉ yêu cầu cài đặt một file duy nhất. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý đến vấn đề chuẩn Unicode/VNI để đảm bảo hiển thị đúng.
Cài Đặt File Add-Ins UNIVNI.xla
Trước tiên, bạn cần tải file UNIVNI.xla về máy tính từ các nguồn đáng tin cậy. File này là một thành phần bổ sung độc lập, không cần quy trình cài đặt phần mềm phức tạp. Việc tích hợp Add-in vào Excel cũng tuân theo các bước chuẩn như với vnTools.
Bạn mở Excel và đi đến File > Options > Add-Ins.
Tiếp theo, trong cửa sổ Options, bạn chọn mục Add-Ins để quản lý các tiện ích bổ sung.
Chọn Excel Add-ins ở phần Manage và nhấn Go...
Trong hộp thoại Add-Ins, nhấn Browse để tìm và chọn file UNIVNI.xla vừa tải về.
Tìm đến file đã tải, nhấp vào file UNIVNI và nhấn OK.
Đảm bảo rằng Univni đã được chọn trong danh sách Add-Ins và nhấn OK để kích hoạt.
Sử Dụng Hàm Chuyển Đổi với Các Bộ Mã Font
File UNIVNI cung cấp hai hàm chính để chuyển đổi số thành chữ, phục vụ cho hai bộ mã font phổ biến tại Việt Nam. Sự lựa chọn này là một điểm cộng lớn giúp người dùng linh hoạt hơn.
- Sử dụng hàm
=UNI(Số_Tiền)nếu bạn đang sử dụng font chữ Unicode (ví dụ: Times New Roman, Arial). - Sử dụng hàm
=VNI(Số_Tiền)nếu bạn đang sử dụng font chữ VNI (ví dụ: VNI-Times, VNI-Helve).
Bạn chỉ cần nhập công thức vào ô kết quả, thay thế Số_Tiền bằng ô chứa giá trị số hoặc trực tiếp là giá trị số.
Kết quả trả về sẽ là số tiền bằng chữ, tuân thủ đúng bộ mã font bạn đã chọn. Việc này đòi hỏi người dùng phải có kiến thức cơ bản về các loại font chữ.
Phương Pháp 3: Tích Hợp Hàm =VND Bằng File Doiso.xla Đơn Giản
Đây là một trong những cách tiếp cận trực tiếp và gọn gàng nhất để thực hiện cách cài số tiền bằng chữ trong excel. File Add-in Doiso.xla tập trung vào việc thêm duy nhất một hàm =VND vào Excel. Hàm này được tối ưu hóa đặc biệt để chuyển đổi số tiền Việt Nam Đồng (VND).
Quy Trình Cài Đặt File Doiso.xla
Tương tự như các phương pháp Add-in khác, bạn cần tải file Doiso.xla về máy và thực hiện các bước tích hợp. Bạn mở Excel, vào File, chọn Options.
Tiếp tục chọn Add-Ins trong hộp thoại Options.
Sau đó, ở phần Manage, chọn Excel Add-ins và nhấn Go....
Nhấn Browse để tìm đến file Doiso.xla đã tải về.
Sau khi tìm được file, nhấp vào Doiso và nhấn OK.
Đảm bảo rằng file Doiso đã được tích chọn trong cửa sổ Add-Ins trước khi nhấn OK.
Sử Dụng Hàm =VND
Điểm mạnh của phương pháp này là cú pháp hàm vô cùng đơn giản và dễ nhớ. Sau khi cài đặt thành công, hàm =VND sẽ hoạt động như một hàm tích hợp sẵn của Excel.
Cú pháp của hàm: =VND(Số_cần_đổi).
Trong đó, Số_cần_đổi có thể là một tham chiếu ô (ví dụ: A1) hoặc trực tiếp là một con số.
Kết quả trả về ngay lập tức là số tiền được viết bằng chữ tiếng Việt, kèm theo đơn vị “đồng”. Đây là phương pháp lý tưởng cho những ai chỉ cần một chức năng duy nhất và không muốn cài đặt nhiều phần mềm.
Phương Pháp 4: Ứng Dụng Phần Mềm AccHelper – Giải Pháp Chuyên Nghiệp
AccHelper là một công cụ hỗ trợ kế toán được sử dụng rộng rãi, cung cấp nhiều tiện ích nâng cao khác ngoài tính năng chuyển đổi số thành chữ. Đây là một giải pháp toàn diện hơn, hướng đến người dùng chuyên nghiệp. AccHelper cũng sử dụng hàm =VND tương tự như Doiso.xla.
Tải và Cài Đặt AccHelper
Phần mềm AccHelper thường được cung cấp dưới dạng file nén (.zip) để dễ dàng tải về. Bạn cần sử dụng phần mềm giải nén để mở thư mục chứa file Add-in.
Sau khi giải nén, bạn sẽ có thư mục chứa file Add-in cần thiết. Lưu ý rằng AccHelper có thể có các phiên bản cho Office 32-bit và 64-bit.
Kích hoạt và Sử dụng Hàm Chuyển Đổi
Quy trình kích hoạt Add-in AccHelper tương tự như các phương pháp trên. Bạn mở Excel, vào File, chọn More (nếu có), sau đó là Options.
Trong hộp thoại Options, bạn chọn Add-Ins.
Tiếp theo, ở mục Manage, chọn Excel Add-ins rồi nhấn Go....
Nhấn Browse để dẫn đến file Add-in AccHelper đã giải nén.
Tìm đến file Add-in AccHelper (nếu dùng Office 64 bit, chọn file trong thư mục x64) và nhấn OK.
Cuối cùng, tích chọn file AccHelper trong cửa sổ Add-Ins và nhấn OK để hoàn tất việc tích hợp.
AccHelper sử dụng hàm tiêu chuẩn là =VND(số_cần_đổi). Bạn chỉ cần áp dụng hàm này vào ô muốn hiển thị kết quả.
Hàm sẽ tự động chuyển đổi số tiền thành chữ, cung cấp kết quả chuyên nghiệp và chính xác cho các nghiệp vụ kế toán của bạn.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Bỏ Các Add-Ins Không Cần Thiết
Việc tích hợp quá nhiều Add-ins không cần thiết có thể làm chậm hiệu suất của Excel và máy tính. Để đảm bảo tối ưu hóa tốc độ làm việc, bạn nên loại bỏ các tiện ích không còn sử dụng. Quá trình này rất đơn giản và hoàn toàn có thể đảo ngược nếu cần.
Bạn cần mở Excel và điều hướng đến khu vực quản lý Add-Ins. Mở File, chọn More (nếu có), sau đó là Options.
Trong hộp thoại Options, chọn mục Add-Ins.
Ở phần Manage, chọn Excel Add-ins và nhấn Go....
Trong cửa sổ Add-Ins, chỉ cần bỏ dấu tích chọn (uncheck) ở các mục Add-ins mà bạn không muốn sử dụng nữa. Sau đó, nhấn OK. Thao tác này sẽ vô hiệu hóa chức năng của Add-in trong Excel.
Cuối cùng, bạn cần tắt và mở lại tất cả các file Excel đang làm việc để những thay đổi có hiệu lực. Việc này giúp khôi phục lại tốc độ xử lý ban đầu của Excel, loại bỏ gánh nặng không cần thiết từ các tiện ích mở rộng.
Việc nắm vững cách cài số tiền bằng chữ trong excel thông qua các Add-in chuyên dụng là kỹ năng cơ bản nhưng quan trọng đối với bất kỳ người dùng Excel nào làm việc với dữ liệu tài chính. Bốn phương pháp được trình bày ở trên, bao gồm vnTools, UNIVNI.xla, Doiso.xla, và AccHelper, đều là những giải pháp đã được kiểm chứng về độ chính xác và tính thực tiễn. Tùy thuộc vào nhu cầu và môi trường làm việc cụ thể, bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp nhất để tự động hóa công việc, đảm bảo tính pháp lý, và nâng cao hiệu suất làm việc chuyên nghiệp.
Ngày Cập Nhật Tháng 12 2, 2025 by Vinh Vê Vê
Vinh Vê Vê là một nhà sáng lập leon-live.com và là một trong những người tiên phong trong lĩnh vực đánh giá (review) công nghệ với 9 năm kinh nghiệm tại Việt Nam.