Cách cài đặt khung trong Word toàn diện nhất: Hướng dẫn từng bước từ cơ bản đến nâng cao
Việc làm nổi bật nội dung và tăng tính thẩm mỹ cho tài liệu là yếu tố then chốt. Nắm vững cách cài đặt khung trong word giúp bạn tạo ra các báo cáo, luận văn hay hợp đồng có thiết kế tài liệu chuyên nghiệp và thu hút hơn. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các loại khung như Khung trang Page Borders và Khung đoạn văn bản, cùng với các tùy chỉnh nâng cao. Qua đó, bạn có thể dễ dàng thực hiện tùy chỉnh đường viền một cách linh hoạt, đáp ứng nhu cầu tối ưu hóa E-E-A-T (Chuyên môn, Tính xác đáng, Độ tin cậy) cho mọi văn bản. Bạn sẽ hoàn toàn làm chủ kỹ năng thiết kế khung đoạn văn bản một cách dễ dàng và hiệu quả.
Phân tích Chi tiết Chức năng Khung (Borders) trong Microsoft Word
Microsoft Word cung cấp hai phương pháp chính để thêm đường viền. Sự lựa chọn phụ thuộc vào mục đích của bạn. Bạn cần phân biệt rõ Khung Trang (Page Borders) và Khung Đoạn Văn Bản (Borders).
Khung Trang áp dụng cho toàn bộ trang in của tài liệu. Chức năng này thường được dùng để trang trí báo cáo hay làm đẹp thư mời. Nó giúp tạo ra một bố cục tổng thể hài hòa và chuyên nghiệp.
Khung Đoạn Văn Bản chỉ bao quanh một đoạn văn cụ thể. Chức năng này cực kỳ hữu ích để làm nổi bật thông tin quan trọng. Nó giúp người đọc dễ dàng nhận biết các trích dẫn, ghi chú hoặc hộp lời thoại.
Cả hai loại khung đều có nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Người dùng có thể điều chỉnh kiểu đường viền, độ dày và màu sắc. Sự linh hoạt này cho phép bạn tạo ra các thiết kế đa dạng.
Hướng dẫn Chi tiết cách Cài đặt Khung Trang (Page Borders)
Khung trang là cách hiệu quả nhất để tạo ấn tượng thị giác mạnh mẽ cho tài liệu. Đây là kỹ thuật cơ bản nhưng cần thiết trong cách cài đặt khung trong word. Quy trình thực hiện khá đơn giản và nhất quán qua nhiều phiên bản.
Các bước chung cho Word 365, 2019, 2016, 2013
Để bắt đầu, hãy mở tài liệu Word của bạn và di chuyển đến tab Thiết kế (Design). Đây là nơi chứa hầu hết các công cụ định dạng trực quan. Sau đó, tìm và chọn nút Page Borders nằm ở nhóm Page Background.
Một hộp thoại Borders and Shading sẽ hiện ra. Bạn cần chọn tab Page Border để làm việc.
Tại đây, bạn có thể lựa chọn kiểu khung. Mục Settings cung cấp các tùy chọn như Box (Khung hộp), Shadow (Khung đổ bóng), 3D (Khung 3D), và Custom (Khung tùy chỉnh). Mỗi kiểu mang lại hiệu ứng thị giác khác nhau.
Tùy chỉnh Kiểu dáng và Nghệ thuật Đường viền
Trong mục Style, bạn sẽ thấy hàng loạt kiểu đường viền. Chúng bao gồm các đường thẳng đơn, đường đôi, đường chấm và đường gạch ngang. Hãy chọn kiểu phù hợp với phong cách tài liệu của bạn.
Mục Color cho phép bạn chọn màu sắc cho đường viền. Màu sắc có thể là màu chủ đạo của công ty hoặc màu nổi bật. Độ dày đường viền (Width) cũng có thể được điều chỉnh tại đây. Đường viền dày hơn tạo cảm giác mạnh mẽ hơn.
Điều đặc biệt là Word còn cung cấp mục Art (Nghệ thuật). Bạn có thể chọn các mẫu khung trang trí như hoa lá, ngôi sao, hay các hình vẽ khác. Khung nghệ thuật rất phù hợp cho thiệp mời, bằng khen hoặc các tài liệu mang tính sáng tạo.
Thiết lập Phạm vi Áp dụng (Apply to)
Đây là bước quan trọng nhất quyết định vị trí khung xuất hiện. Trong mục Apply to, có bốn lựa chọn chính:
- Whole Document: Áp dụng khung cho tất cả các trang trong toàn bộ tài liệu. Đây là lựa chọn mặc định và phổ biến nhất.
- This Section: Áp dụng khung chỉ cho phần (Section) hiện tại. Điều này đòi hỏi tài liệu của bạn phải được chia thành các Section.
- This Section – First Page Only: Chỉ áp dụng khung cho trang đầu tiên của Section hiện tại. Thường dùng cho trang bìa báo cáo, luận văn.
- This Section – All Except First Page: Áp dụng khung cho tất cả các trang của Section hiện tại, trừ trang đầu tiên. Thích hợp cho các phần nội dung tiếp theo sau trang bìa.
Sau khi thiết lập xong các tùy chỉnh, hãy nhấn OK để áp dụng. Khung trang sẽ xuất hiện ngay lập tức trên tài liệu của bạn.
Hướng dẫn Cài đặt Khung Đoạn Văn (Borders) Bằng Thẻ Borders
Khung đoạn văn bản là một công cụ mạnh mẽ để quản lý sự chú ý của người đọc. Nó giúp tách biệt các thông tin quan trọng khỏi nội dung chính. Việc này gia tăng tính chuyên nghiệp và dễ đọc cho tài liệu.
Quy trình Tạo Khung Đoạn Văn Bản Cơ bản
Đầu tiên, bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn thêm khung. Sau đó, chuyển đến tab Home trên thanh Ribbon.
Trong nhóm Paragraph (Đoạn văn), hãy tìm biểu tượng Borders. Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh biểu tượng này.
Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn cơ bản như Bottom Border (Khung dưới), Top Border (Khung trên), hoặc All Borders (Khung toàn bộ). Đối với khung hộp, bạn nên chọn All Borders hoặc Outside Borders.
Tùy chỉnh Nâng cao trong Borders and Shading
Để có nhiều tùy chọn hơn, hãy chọn Borders and Shading… ở cuối danh sách. Hộp thoại Borders and Shading sẽ xuất hiện, nhưng lần này bạn làm việc tại tab Borders.
- Settings (Cài đặt): Tương tự như Page Borders, bạn có thể chọn Box, Shadow, 3D. Chọn Box để tạo khung hộp thông thường.
- Style, Color, Width: Tùy chỉnh kiểu, màu sắc và độ dày của đường viền như đã hướng dẫn ở phần Khung Trang. Điều này cho phép sự đồng bộ về mặt thiết kế.
Rất quan trọng, hãy kiểm tra mục Apply to (Áp dụng cho). Đảm bảo rằng nó được đặt là Paragraph (Đoạn văn). Nếu chọn Text (Văn bản), khung sẽ chỉ bao quanh các ký tự được chọn, không bao gồm toàn bộ không gian đoạn văn. Nhấn OK để hoàn tất.
Sử dụng Khung Đoạn Văn để Tạo Callout Box (Hộp Chú Thích)
Khung đoạn văn thường được kết hợp với tính năng tô bóng (Shading). Trong hộp thoại Borders and Shading, chuyển sang tab Shading.
Bạn có thể chọn một màu nền nhẹ cho đoạn văn bản. Điều này giúp tạo ra một “hộp chú thích” (Callout Box) chuyên nghiệp. Hộp chú thích có vai trò làm nổi bật các lưu ý, định nghĩa hoặc mẹo nhỏ.
Việc chọn màu nền nhạt, chẳng hạn như xám nhạt hoặc xanh lam nhạt, là tối ưu. Màu quá đậm sẽ làm cho văn bản khó đọc. Sự kết hợp giữa đường viền và tô bóng tạo nên một khối thông tin rõ ràng.
Kỹ thuật Tạo Khung Báo Cáo Chuyên Nghiệp Trang Đầu Tiên
Trong môi trường học thuật hoặc kinh doanh, việc tạo một trang bìa báo cáo có viền trang trọng là một yêu cầu phổ biến. Kỹ thuật này đòi hỏi sự kết hợp giữa thiết lập lề và tùy chọn Page Borders.
Thiết lập Căn lề Chuẩn TCVN
Trước khi tạo khung, bạn cần đảm bảo lề trang đã được thiết lập chính xác. Chuẩn lề thường được áp dụng cho văn bản hành chính và báo cáo tại Việt Nam là TCVN 6:2018.
Truy cập tab Layout (Bố cục). Chọn Margins (Lề) và sau đó chọn Custom Margins (Lề tùy chỉnh). Hộp thoại Page Setup (Thiết lập Trang) sẽ xuất hiện.
Hãy thiết lập kích thước lề theo chuẩn sau:
- Top (Lề trên): 2 cm.
- Bottom (Lề dưới): 2 cm.
- Inside (Lề trái – gáy): 3 cm.
- Outside (Lề phải): 2 cm.
Sở dĩ lề trái cần 3cm là để dành không gian cho việc đóng gáy. Sau khi nhập các giá trị này, nhấn OK để lưu lại thiết lập lề trang.
Áp dụng Khung Chỉ Cho Trang Bìa
Sau khi có lề chuẩn, bạn tiến hành tạo khung cho trang đầu tiên. Điều này thường được thực hiện thông qua tab Design.
Vào Design và chọn Page Borders. Trong tab Page Border, chọn kiểu đường viền bạn mong muốn. Đường viền kiểu Box với Style là đường thẳng đôi thường mang lại sự trang trọng.
Quan trọng nhất là phần Apply to. Bạn phải chọn tùy chọn This Section – First Pages Only. Lựa chọn này đảm bảo rằng khung chỉ hiển thị trên trang đầu tiên của Section hiện tại. Nếu toàn bộ tài liệu là một Section, thì khung chỉ xuất hiện trên trang bìa.
Nhấn Options… trong hộp thoại Borders and Shading. Ở đây, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách của khung so với lề (Margin) hoặc so với mép trang (Edge of page). Để khung không che mất nội dung, bạn nên chọn đo từ Text (Văn bản) và điều chỉnh khoảng cách thích hợp.
Lợi ích của Khung Trang Bìa Chuẩn
Việc tuân thủ các bước này giúp tạo ra một trang bìa báo cáo chuẩn chỉnh. Khung viền không chỉ mang tính thẩm mỹ. Nó còn thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong việc trình bày tài liệu. Đây là một yếu tố nhỏ nhưng quan trọng trong việc đánh giá chất lượng văn bản.
Cách tạo Khung Trang Bằng Shape và Hình ảnh Online
Ngoài hai phương pháp truyền thống trên, người dùng còn có thể cài đặt khung trong word bằng cách chèn đối tượng đồ họa. Các đối tượng này có thể là Shape (Hình khối) hoặc hình ảnh tải về.
Phương pháp 1: Sử dụng Shape (Hình Khối)
Phương pháp Shape thích hợp để tạo khung cho một đoạn văn bản nhỏ hoặc một hình minh họa. Nó không phù hợp cho khung toàn trang vì khó điều chỉnh.
Đối với Word 365, 2019, 2016, 2013:
Bạn vào tab Insert (Chèn). Chọn Shapes và sau đó chọn hình khối mong muốn (thường là Rectangle – Hình chữ nhật). Kéo chuột để vẽ hình chữ nhật bao quanh đoạn văn bản mục tiêu.
Sau khi vẽ, nhấn chuột phải vào khung và chọn Format Shape (Định dạng Hình khối). Một ngăn tác vụ sẽ hiện ra.
Trong ngăn Format Shape, bạn có thể tùy chỉnh:
- Fill (Tô màu): Chọn No Fill để loại bỏ màu nền. Nếu không chọn, hình khối sẽ che mất văn bản bên dưới.
- Line (Đường viền): Điều chỉnh màu sắc, độ trong suốt, độ dày (Width), và kiểu đường (Compound type). Bạn có thể chọn các kiểu đường chấm, nét đứt hoặc đường đôi.
Bạn có thể chỉnh sửa kiểu khung bằng cách tại mục Compound type trong mục Line mẫu kiểu khung bạn muốn là xong. Nhập kích thước khung tại mục Width để chỉnh độ dày.
Đối với Word 2010, 2007:
Quy trình cũng tương tự. Bạn chọn Insert > Shapes > Hình chữ nhật.
Nhấn chuột phải tại viền khung để chọn Format Shape sau khi đã kéo khung.
Điều chỉnh màu sắc, kiểu khung và độ đậm nhạt tại Fill, Line Color và Line Style.
Ưu điểm của phương pháp này là sự linh hoạt trong việc di chuyển và thay đổi kích thước. Tuy nhiên, nếu văn bản bị dịch chuyển, khung Shape sẽ không tự động điều chỉnh theo.
Phương pháp 2: Sử dụng Hình ảnh Online làm Khung Trang Bìa
Đây là cách tạo khung trang trí, thường dùng cho các tài liệu ít trang. Phương pháp này tận dụng các hình ảnh viền trang có sẵn trên mạng.
Vào tab Insert. Chọn Pictures và sau đó chọn Online Picture (Hình ảnh Trực tuyến).
Nhập từ khóa tìm kiếm như “page borders” hoặc “decorative frames“. Word sẽ hiển thị kết quả từ Bing. Chọn một mẫu phù hợp và nhấn Insert (Chèn).
Sau khi chèn, hình ảnh sẽ là một đối tượng độc lập. Bạn cần điều chỉnh nó thành khung:
- Wrap Text (Xuống dòng Văn bản): Nhấp chuột phải vào ảnh, chọn Wrap Text và chọn Behind Text (Đằng sau Văn bản). Thao tác này giúp văn bản nằm trên khung.
- Positioning (Vị trí): Kéo và điều chỉnh kích thước ảnh để nó bao trọn trang giấy.
Mặc dù nhanh chóng, phương pháp này làm tăng kích thước tệp Word. Nó cũng có thể gây khó khăn trong việc căn chỉnh chính xác. Chỉ nên sử dụng cho mục đích trang trí đơn giản.
Tùy chỉnh Nâng cao và Khắc phục Lỗi Thường Gặp
Để nâng cao chất lượng tài liệu, bạn cần biết các tùy chỉnh tinh tế hơn. Đồng thời, việc nắm bắt cách xử lý lỗi cũng rất cần thiết.
Tùy chỉnh Khoảng cách Khung với Văn bản (Options)
Trong hộp thoại Borders and Shading, nút Options… cho phép kiểm soát khoảng cách. Bạn có thể điều chỉnh các giá trị Top, Bottom, Left, Right Margin. Khoảng cách này tính từ đường viền đến văn bản (nếu chọn Measure from Text).
Việc này giúp tránh tình trạng khung quá sát với nội dung. Khung quá sát sẽ làm cho tài liệu trở nên chật chội và khó đọc. Hãy thử nghiệm với các giá trị khác nhau để tìm ra sự cân đối hoàn hảo.
Khắc phục Lỗi Khung Bị Lệch hoặc Không Hiện Thị
Lỗi Khung Bị Lệch:
Khung trang (Page Borders) thường bị lệch khi in ra. Nguyên nhân là do thiết lập đo lường. Hãy trở lại Page Borders Options… và đảm bảo bạn chọn Measure from: Text thay vì Edge of page. Điều này neo khung vào lề văn bản đã được thiết lập.
Lỗi Khung Không Hiện Thị:
Nếu bạn tạo Khung Trang nhưng nó không xuất hiện, hãy kiểm tra:
- Apply to: Đảm bảo bạn không chọn nhầm First Page Only khi muốn áp dụng cho toàn bộ.
- Thiết lập Print: Đôi khi cài đặt in ấn không bao gồm các đối tượng đồ họa. Hãy kiểm tra cài đặt máy in của bạn.
Xóa Khung Trong Word Nhanh Chóng
Để loại bỏ khung trang, bạn quay lại Design > Page Borders. Trong mục Settings, chọn None (Không có) và nhấn OK.
Để xóa khung đoạn văn bản, bôi đen đoạn văn. Sau đó, vào tab Home > Borders và chọn No Border (Không có đường viền).
Đối với khung tạo bằng Shape hoặc Online Picture, chỉ cần nhấp vào đối tượng đó. Sau đó nhấn phím Delete trên bàn phím.
Việc nắm vững các tùy chỉnh này giúp bạn làm chủ hoàn toàn giao diện tài liệu. Từ đó, bạn có thể tạo ra các văn bản không chỉ đẹp mà còn tối ưu cho việc đọc và in ấn.
Tổng kết Lợi ích của Việc Áp Dụng Khung Trang
Tạo khung không chỉ là một thao tác định dạng đơn thuần. Nó là một phần của quy trình thiết kế tài liệu có chủ đích. Việc này giúp cải thiện đáng kể chất lượng trình bày văn bản.
Khung viền giúp tài liệu của bạn có được điểm nhấn cần thiết. Nó thu hút ánh nhìn của người đọc ngay từ trang đầu tiên. Khung đoạn văn giúp đánh dấu những thông tin quan trọng mà bạn muốn truyền đạt. Từ đó, người xem dễ dàng tiếp thu nội dung báo cáo hoặc hợp đồng.
Bằng việc thành thạo cách cài đặt khung trong word, bạn đã nâng cao kỹ năng làm việc với Microsoft Word lên một tầm cao mới. Kỹ năng này đóng góp vào sự chuyên nghiệp hóa trong công việc hàng ngày.
Ngày Cập Nhật Tháng 12 2, 2025 by Vinh Vê Vê
Vinh Vê Vê là một nhà sáng lập leon-live.com và là một trong những người tiên phong trong lĩnh vực đánh giá (review) công nghệ với 9 năm kinh nghiệm tại Việt Nam.