Cách Cài Máy In Brother Qua Wifi: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z Cho Mọi Dòng Máy

Việc thiết lập và sử dụng máy in Brother qua kết nối không dây mang lại sự tiện lợi vượt trội, giúp văn phòng trở nên gọn gàng hơn mà không cần đến dây cáp rườm rà. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước về cách cài máy in Brother qua Wifi từ khâu chuẩn bị, cài đặt ban đầu trên máy in đến cấu hình driver trên máy tính. Dù bạn sử dụng mẫu máy Brother MFC L2701DW hay bất kỳ dòng máy Brother hỗ trợ Wi-Fi nào khác, các nguyên tắc cơ bản và quy trình chung đều được áp dụng. Chúng tôi sẽ đi sâu vào từng khía cạnh, đảm bảo bạn có thể tự mình thiết lập thành công máy in Brother, tối ưu hóa trải nghiệm in ấn không dây của mình.

Chuẩn Bị Toàn Diện Trước Khi Cài Đặt Máy In Brother Qua Wifi

Để quá trình cài đặt diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là bước quan trọng đầu tiên. Một số yếu tố cần được kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng sẽ quyết định đến sự thành công của việc kết nối. Đảm bảo máy in của bạn tương thích với mạng không dây và có đủ các phụ kiện cần thiết là điều kiện tiên quyết. Hiểu rõ về kết nối không dây và các yêu cầu hệ thống cũng giúp bạn tránh được những lỗi không đáng có.

Xác Định Khả Năng Kết Nối Của Máy In Brother

Trước hết, bạn cần kiểm tra xem máy in Brother của mình có hỗ trợ kết nối Wi-Fi hay không. Hầu hết các dòng máy in đa chức năng hiện đại như Brother MFC L2701DW đều có tính năng này. Tuy nhiên, nếu là máy in đời cũ hơn, bạn nên tham khảo sách hướng dẫn sử dụng hoặc thông số kỹ thuật trên website của Brother. Việc này giúp tránh lãng phí thời gian cố gắng thiết lập một tính năng không có sẵn trên thiết bị của bạn.

Kiểm Tra Mạng Wi-Fi Hiện Tại

Đảm bảo rằng mạng Wi-Fi của bạn đang hoạt động ổn định và có tín hiệu tốt tại vị trí đặt máy in. Máy in cần được đặt đủ gần bộ phát Wi-Fi để nhận được tín hiệu mạnh mẽ. Nếu tín hiệu yếu, máy in có thể gặp phải tình trạng kết nối chập chờn hoặc không thể tìm thấy mạng. Bạn cũng cần biết tên mạng (SSID) và mật khẩu Wi-Fi của mình, vì đây là thông tin bắt buộc trong quá trình thiết lập.

Tải Xuống Trình Điều Khiển (Driver) Mới Nhất

Việc cài đặt driver chính xác là yếu tố then chốt để máy tính có thể giao tiếp với máy in. Bạn nên truy cập trang web chính thức của Brother để tải về gói driver đầy đủ (Full Driver & Software Package) cho dòng máy cụ thể của mình. Ví dụ, tìm kiếm “Brother MFC L2701DW driver” sẽ đưa bạn đến trang tải xuống chính xác. Sau khi tải về, hãy giải nén file cài đặt ra một thư mục dễ tìm trên máy tính của bạn.

Các Vật Dụng Cần Thiết Khác

Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bị nguồn điện cho máy in và một máy tính đã được kết nối vào cùng mạng Wi-Fi mà bạn dự định kết nối máy in. Một dây cáp USB (nếu cần cho lần cài đặt đầu tiên hoặc khắc phục sự cố) cũng có thể hữu ích. Tuy nhiên, trọng tâm của việc cài đặt qua Wi-Fi là loại bỏ sự phụ thuộc vào cáp vật lý sau khi thiết lập thành công.

Cấu Hình Wifi Trực Tiếp Trên Máy In Brother

Bước đầu tiên để có thể cài máy in Brother qua Wifi là thiết lập kết nối mạng không dây trực tiếp trên thiết bị in. Quy trình này thường được thực hiện thông qua bảng điều khiển của máy in, nơi bạn sẽ chọn mạng Wi-Fi và nhập mật khẩu. Hãy đảm bảo bạn có mật khẩu Wi-Fi chính xác trước khi bắt đầu.

Kích Hoạt Chế Độ Thiết Lập Wi-Fi

Đầu tiên, hãy bật nguồn máy in Brother của bạn. Trên bảng điều khiển của máy in, tìm và nhấn nút “Menu”. Sử dụng các phím mũi tên “Lên” hoặc “Xuống” để điều hướng đến tùy chọn “Network” (Mạng) và nhấn “OK”. Đây là mục chứa các cài đặt liên quan đến kết nối mạng của máy in.

Chọn Phương Thức Kết Nối WLAN

Trong menu “Network”, tiếp tục sử dụng các phím mũi tên để tìm “WLAN” (Mạng LAN Không dây) và nhấn “OK”. Một số máy in có thể hiển thị “Wi-Fi” trực tiếp. Sau đó, bạn sẽ thấy các tùy chọn liên quan đến thiết lập Wi-Fi. Chọn “Setup Wizard” (Trình hướng dẫn thiết lập) và nhấn “OK” để bắt đầu quá trình tìm kiếm mạng.

Tìm Kiếm và Kết Nối Mạng Wi-Fi

Khi máy in hỏi “WLAN Enable?” (Bật WLAN?), hãy chọn “ON” (Bật) và nhấn “OK”. Máy in sẽ bắt đầu quét tìm các mạng Wi-Fi có sẵn trong phạm vi. Một danh sách các tên mạng (SSID) sẽ hiển thị trên màn hình. Sử dụng các phím mũi tên để chọn tên mạng Wi-Fi mà máy tính của bạn đang kết nối và nhấn “OK”.

Nhập Mật Khẩu Wi-Fi

Sau khi chọn mạng, máy in sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu Wi-Fi (Network Key hoặc Passphrase). Hãy nhập mật khẩu một cách cẩn thận, chú ý đến chữ hoa, chữ thường và các ký tự đặc biệt. Hầu hết các máy in Brother sẽ cho phép bạn xem lại mật khẩu đã nhập trước khi xác nhận. Sau khi nhập xong, nhấn “OK” hoặc “Apply”.

Xác Nhận Kết Nối Thành Công

Máy in sẽ tiến hành kết nối với mạng Wi-Fi. Quá trình này có thể mất một vài giây. Khi kết nối thành công, màn hình máy in sẽ hiển thị thông báo “Connected” (Đã kết nối) hoặc biểu tượng Wi-Fi sẽ sáng lên. Nếu gặp lỗi, hãy kiểm tra lại mật khẩu Wi-Fi và đảm bảo tín hiệu mạng ổn định.

Các Phương Pháp Cài Đặt Driver Máy In Brother Qua Mạng

Sau khi máy in Brother đã kết nối thành công với mạng Wi-Fi, bước tiếp theo là cài đặt driver trên máy tính của bạn. Driver đóng vai trò là “người phiên dịch”, giúp máy tính hiểu và gửi lệnh in đến máy in qua mạng. Có nhiều cách để thực hiện việc này, nhưng phổ biến nhất là sử dụng gói cài đặt đầy đủ từ Brother hoặc thêm máy in thủ công.

Cài Đặt Driver Bằng Gói Cài Đặt Đầy Đủ (Recommended)

Đây là phương pháp được khuyến nghị bởi Brother, giúp cài đặt không chỉ driver mà còn các phần mềm tiện ích khác như Brother Utilities, ControlCenter.

Chạy Tệp Cài Đặt Driver

Tìm đến thư mục chứa tệp cài đặt driver đã tải về và giải nén. Click đúp vào tệp “start.exe” hoặc “setup.exe” để bắt đầu quá trình cài đặt.

Cách cài máy in Brother MFC L2701DW qua mạng Wifi

Một hộp thoại cài đặt sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn chọn ngôn ngữ. Sau khi chọn ngôn ngữ phù hợp, nhấn “Next” để tiếp tục.

Chấp Nhận Điều Khoản và Chọn Loại Kết Nối

Bạn sẽ được yêu cầu đọc và chấp nhận các điều khoản cấp phép phần mềm. Tích vào ô “I accept the license agreement” và nhấn “Next”. Sau đó, một màn hình sẽ xuất hiện yêu cầu bạn chọn loại kết nối. Tại đây, hãy chọn “Wireless Network Connection” (Kết nối mạng không dây) và nhấn “Next”.

Cách cài máy in Brother MFC L2701DW qua mạng Wifi 2

Cấu Hình Tường Lửa và Tìm Kiếm Thiết Bị

Nếu máy tính của bạn có tường lửa hoạt động, trình cài đặt có thể phát hiện và hỏi bạn có muốn thay đổi cài đặt cổng tường lửa để cho phép kết nối mạng hay không. Luôn chọn tùy chọn khuyến nghị: “Change the Firewall port settings to enable network connection and continue with the installation (Recommended)” và nhấn “Next”.

Cách cài máy in Brother MFC L2701DW qua mạng Wifi 4

Tiếp theo, trình cài đặt sẽ hỏi bạn có cáp USB để kết nối tạm thời hay không. Vì chúng ta đang cài đặt qua Wi-Fi, hãy chọn “No, I don’t have a USB cable” và nhấn “Next”.

Cách cài máy in Brother MFC L2701DW qua mạng Wifi 6

Một hộp thoại khác sẽ yêu cầu xác nhận rằng bạn đã kiểm tra và đảm bảo máy in đã kết nối mạng. Tích vào ô “Checked and confirmed” và nhấn “Next”.

Cách cài máy in Brother MFC L2701DW qua mạng Wifi 8

Trình cài đặt sẽ bắt đầu tìm kiếm máy in Brother trên mạng Wi-Fi của bạn. Khi tìm thấy, nó sẽ hiển thị tên máy in (ví dụ: Brother MFC-L2701DW) và địa chỉ IP của máy in. Chọn đúng máy in của bạn trong danh sách và nhấn “Next”.

Cách cài máy in Brother MFC L2701DW qua mạng Wifi 10

Hoàn Tất Quá Trình Cài Đặt

Lúc này, trình điều khiển và các phần mềm đi kèm sẽ bắt đầu được cài đặt vào máy tính của bạn. Quá trình này có thể mất vài phút. Hãy làm theo các hướng dẫn hiển thị trên màn hình cho đến khi quá trình hoàn tất. Sau khi cài đặt xong, bạn có thể được yêu cầu khởi động lại máy tính.

Thêm Máy In Thủ Công Qua “Devices and Printers” (Windows)

Nếu việc cài đặt tự động gặp sự cố hoặc bạn muốn kiểm soát nhiều hơn, bạn có thể thêm máy in thủ công.

Mở “Devices and Printers”

Trên Windows, vào “Control Panel” (Bảng điều khiển), sau đó chọn “Hardware and Sound” (Phần cứng và Âm thanh) và cuối cùng là “Devices and Printers” (Thiết bị và Máy in).

Thêm Máy In Mới

Nhấn vào “Add a printer” (Thêm máy in) ở phía trên cửa sổ. Windows sẽ bắt đầu tìm kiếm các máy in khả dụng. Nếu máy in Brother của bạn hiển thị trong danh sách, hãy chọn nó và nhấn “Next” để cài đặt driver.

Thêm Máy In Mạng Bằng Địa Chỉ IP (Nếu Không Tìm Thấy)

Nếu máy in của bạn không xuất hiện tự động, chọn “The printer that I want isn’t listed” (Máy in tôi muốn không có trong danh sách). Sau đó, chọn “Add a printer using a TCP/IP address or hostname” (Thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP hoặc tên máy chủ) và nhấn “Next”.

Ở bước tiếp theo, trong trường “Device type” (Loại thiết bị), chọn “TCP/IP device”. Trong trường “Hostname or IP address” (Tên máy chủ hoặc địa chỉ IP), nhập địa chỉ IP của máy in Brother. Bạn có thể tìm địa chỉ IP này trên báo cáo cài đặt mạng in từ máy in hoặc qua menu trên máy in. Đảm bảo bỏ chọn “Query the printer and automatically select the driver to use” (Truy vấn máy in và tự động chọn driver để sử dụng). Nhấn “Next”.

Chọn “Have Disk…” (Có đĩa…) và trỏ đến thư mục chứa driver đã giải nén của bạn. Chọn tệp .inf phù hợp và tiếp tục các bước để hoàn tất việc cài đặt driver. Sau khi driver được cài đặt, đặt tên cho máy in và nhấn “Finish”.

Kiểm Tra và Khắc Phục Sự Cố Kết Nối Wi-Fi Của Máy In Brother

Sau khi hoàn tất quá trình cài máy in Brother qua Wifi, điều quan trọng là phải kiểm tra để đảm bảo mọi thứ hoạt động chính xác. Nếu gặp phải bất kỳ vấn đề nào, việc biết cách xác định và khắc phục sự cố sẽ giúp bạn nhanh chóng trở lại trạng thái làm việc hiệu quả.

Thực Hiện In Thử

Bước kiểm tra cơ bản nhất là thực hiện một lệnh in thử. Mở một tài liệu bất kỳ (ví dụ: một trang trên Word hoặc Notepad), sau đó chọn lệnh in. Đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng máy in Brother đã cài đặt. Nếu tài liệu được in thành công, điều đó có nghĩa là máy in đã kết nối và hoạt động tốt. Bạn cũng có thể in trang kiểm tra từ cài đặt máy in trên Windows.

Kiểm Tra Chức Năng Scan (Nếu Có)

Nếu máy in của bạn là dòng đa chức năng (MFC), hãy kiểm tra chức năng scan. Mở ứng dụng scan của Brother (thường là Brother ControlCenter) hoặc sử dụng ứng dụng scan tích hợp của Windows. Thử scan một tài liệu để đảm bảo máy tính có thể giao tiếp hai chiều với máy in qua mạng Wi-Fi.

Các Vấn Đề Thường Gặp và Cách Khắc Phục

Máy In Không Kết Nối Được Wi-Fi

• Sai mật khẩu: Đây là lỗi phổ biến nhất. Kiểm tra lại mật khẩu Wi-Fi đã nhập trên máy in. Đảm bảo phân biệt chữ hoa, chữ thường và các ký tự đặc biệt.
• Tín hiệu yếu: Đặt máy in gần bộ định tuyến Wi-Fi hơn hoặc sử dụng bộ mở rộng sóng Wi-Fi.
• Chế độ mạng: Đảm bảo máy in và bộ định tuyến Wi-Fi đang hoạt động trên cùng một chế độ (ví dụ: 2.4GHz). Một số máy in cũ không hỗ trợ mạng 5GHz.
• Bộ lọc MAC: Kiểm tra xem bộ định tuyến của bạn có bật tính năng lọc địa chỉ MAC hay không. Nếu có, hãy thêm địa chỉ MAC của máy in vào danh sách cho phép.

Máy Tính Không Tìm Thấy Máy In

• Máy in chưa bật: Đảm bảo máy in đã được bật và biểu tượng Wi-Fi trên máy in đã sáng hoặc báo “Connected”.
• Tường lửa: Tường lửa trên máy tính có thể chặn kết nối. Tạm thời tắt tường lửa hoặc thêm ngoại lệ cho các cổng mà máy in sử dụng. Trong quá trình cài đặt driver, bạn đã chọn “Change the Firewall port settings…”, nhưng đôi khi vẫn cần kiểm tra thủ công.
• Địa chỉ IP thay đổi: Nếu bộ định tuyến của bạn gán địa chỉ IP động, địa chỉ IP của máy in có thể đã thay đổi. Bạn có thể cấu hình máy in với địa chỉ IP tĩnh hoặc kiểm tra lại địa chỉ IP hiện tại của máy in và cập nhật trong cài đặt máy in trên máy tính.

Lỗi In Ấn Chập Chờn Hoặc Chậm

• Tín hiệu Wi-Fi không ổn định: Giống như lỗi không kết nối, tín hiệu yếu có thể gây ra hiện tượng này.
• Nhiễu sóng: Các thiết bị điện tử khác (lò vi sóng, điện thoại không dây) có thể gây nhiễu sóng Wi-Fi. Cố gắng di chuyển máy in hoặc bộ định tuyến ra xa các nguồn gây nhiễu.
• Driver lỗi thời hoặc hỏng: Thử gỡ cài đặt driver hiện tại và cài đặt lại phiên bản mới nhất từ trang web của Brother.
• Quá tải mạng: Nếu có quá nhiều thiết bị đang sử dụng mạng Wi-Fi cùng lúc, tốc độ in có thể bị ảnh hưởng.

Khởi Động Lại Thiết Bị

Trong nhiều trường hợp, việc khởi động lại tất cả các thiết bị liên quan có thể giải quyết được các vấn đề kết nối. Hãy thử tắt máy in, máy tính và bộ định tuyến Wi-Fi, sau đó bật lại theo thứ tự: bộ định tuyến, máy in, rồi đến máy tính. Điều này giúp làm mới các kết nối và gán lại địa chỉ IP.

Tối Ưu Hóa Trải Nghiệm In Ấn Không Dây Với Máy In Brother

Sau khi đã cài đặt thành công cách cài máy in Brother qua Wifi, có một số mẹo và thủ thuật giúp bạn tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng, đảm bảo hiệu suất ổn định và tận dụng tối đa các tính năng của máy in. Việc duy trì hệ thống và hiểu rõ các tùy chọn nâng cao sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho người dùng.

Giữ Driver Luôn Được Cập Nhật

Các nhà sản xuất máy in thường xuyên phát hành các bản cập nhật driver để cải thiện hiệu suất, khắc phục lỗi và bổ sung tính năng mới. Hãy thường xuyên kiểm tra trang web hỗ trợ của Brother cho dòng máy của bạn để đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản driver mới nhất. Việc này đặc biệt quan trọng khi bạn nâng cấp hệ điều hành máy tính (ví dụ: từ Windows 10 lên Windows 11).

Sử Dụng Ứng Dụng Brother Utilities Hoặc ControlCenter

Hầu hết các gói cài đặt đầy đủ của Brother đều đi kèm với các phần mềm tiện ích như Brother Utilities hoặc ControlCenter. Những ứng dụng này cung cấp giao diện trực quan để quản lý máy in, kiểm tra trạng thái mực/toner, thực hiện các tác vụ scan, fax, và truy cập các cài đặt nâng cao. Việc làm quen với các công cụ này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa khả năng của máy in Brother.

Đảm Bảo An Toàn Mạng Wi-Fi

Khi sử dụng máy in qua Wi-Fi, bảo mật mạng là yếu tố không thể bỏ qua. Đảm bảo mạng Wi-Fi của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu mạnh (WPA2/WPA3). Tránh sử dụng các mạng Wi-Fi công cộng không an toàn để kết nối máy in, vì điều này có thể tiềm ẩn rủi ro về bảo mật thông tin. Bạn cũng có thể xem xét cài đặt một địa chỉ IP tĩnh cho máy in để dễ dàng quản lý và tránh xung đột IP.

Vị Trí Đặt Máy In Tối Ưu

Vị trí của máy in có ảnh hưởng lớn đến chất lượng và độ ổn định của kết nối Wi-Fi.

• Gần bộ phát Wi-Fi: Như đã đề cập, đặt máy in gần bộ định tuyến để đảm bảo tín hiệu mạnh mẽ.
• Tránh vật cản: Các vật cản lớn như tường dày, tủ kim loại hoặc các thiết bị điện tử khác có thể làm suy yếu tín hiệu.
• Tránh nguồn nhiễu: Hạn chế đặt máy in gần lò vi sóng, điện thoại không dây hoặc các thiết bị sử dụng tần số vô tuyến tương tự.

Tận Dụng Các Tính Năng In Di Động

Nhiều máy in Brother hỗ trợ các công nghệ in di động như Brother iPrint&Scan, Apple AirPrint, Google Cloud Print (đã ngừng hoạt động nhưng có các giải pháp thay thế), hoặc Mopria Print Service. Những tính năng này cho phép bạn in tài liệu trực tiếp từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng qua mạng Wi-Fi mà không cần đến máy tính. Hãy khám phá và kích hoạt các tính năng này để nâng cao sự tiện lợi.

Sao Lưu Cấu Hình Máy In

Đối với môi trường văn phòng, việc sao lưu cấu hình mạng của máy in có thể hữu ích. Điều này giúp bạn khôi phục cài đặt nhanh chóng nếu cần thiết phải reset máy in hoặc khi triển khai nhiều máy in cùng loại. Một số dòng máy Brother cho phép bạn xuất cấu hình ra tệp tin.

Vệ Sinh và Bảo Trì Định Kỳ

Dù không trực tiếp liên quan đến kết nối Wi-Fi, việc vệ sinh và bảo trì máy in định kỳ (làm sạch đầu phun, kiểm tra hộp mực/toner) sẽ giúp máy hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ. Một máy in được bảo trì tốt sẽ ít gặp sự cố hơn, bao gồm cả các vấn đề liên quan đến kết nối mạng gián tiếp.

Tổng Kết

Việc nắm vững cách cài máy in Brother qua Wifi không chỉ giúp bạn tận hưởng sự tiện lợi của công nghệ in không dây mà còn tối ưu hóa không gian làm việc. Từ việc chuẩn bị kỹ lưỡng, cấu hình mạng trực tiếp trên máy in đến cài đặt driver trên máy tính, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng. Dù là dòng máy Brother MFC L2701DW hay bất kỳ mẫu máy Brother nào khác, quy trình hướng dẫn này đều cung cấp nền tảng vững chắc để bạn tự tin thiết lập. Hãy luôn kiểm tra kết nối, khắc phục sự cố kịp thời và tận dụng các công cụ hỗ trợ để đảm bảo máy in của bạn luôn hoạt động hiệu quả nhất.

Vinh Vê Vê

Vinh Vê Vê là một nhà sáng lập Leon-live.com và là một trong những người tiên phong trong lĩnh vực đánh giá (review) công nghệ với 9 năm kinh nghiệm tại Việt Nam.